Attest

Att attestera en faktura eller ett dokument betyder att ge sitt godkännande. Attesten säkerställer att underlaget är korrekt och kan betalas eller bokföras.

Vad betyder attest?

Attest är ett skriftligt godkännande av ett dokument. När man attesterar en faktura intygar man att varan eller tjänsten är korrekt levererad, att utgiften är rimlig och att bokföringen hanteras på rätt sätt. Attestering är en del av den interna kontrollen i företag.

Attestera fakturor

Innan en faktura betalas ska någon med attest­behörighet granska och godkänna den. Denna person ser till att beloppet stämmer, att köpet är ändamålsenligt och att företaget har budget för kostnaden. I större företag finns flera attestanter med olika nivåer av ansvar. I mindre bolag kan samma person göra inköpet och attestera fakturan, men det är bra att ha tydliga rutiner.

Elektronisk attestering

Fler och fler företag använder elektroniska faktura­system där fakturor skannas, tolkas automatiskt och skickas till rätt person för attest. Det förenklar administrationen och gör det lätt att följa upp både attesterade och avvisade fakturor. Man kan ange olika behörigheter så att varje attestant bara kan godkänna fakturor inom sitt ansvarsområde.

Attestflöden är en central del av internkontrollen i företag. Genom att definiera vem som får godkänna vilka typer av utgifter minskar risken för felaktiga utbetalningar. I många organisationer godkänns leverantörsfakturor av den som beställt varan och därefter av en överordnad chef.

Digitala system gör det möjligt att attestera fakturor elektroniskt. Dokumenten lagras på ett säkert sätt och revisionsspår skapas automatiskt. En tydlig attestordning bidrar till ökad transparens och underlättar revisionen.

Att attestera fakturor

Attestering innebär att någon kontrollerar och godkänner en faktura eller ett bokföringsunderlag innan det betalas eller registreras. En tydlig attestordning med beloppsgränser och ansvar gör att endast behöriga personer kan godkänna kostnader. Det är betydelsefullt att jämföra fakturan med avtal, beställning och mottagen leverans för att identifiera avvikelser. Genom att automatisera attestflödet i ett digitalt system minskar du risken för manuella misstag och förkortar handläggningstiden. En god attestprocess stärker intern kontroll och ger en bättre överblick över företagets kostnader.

I en attestordning dokumenteras vilka personer som har rätt att attestera olika typer av utgifter och upp till vilka belopp. En rutin kan till exempel kräva att inköp över en viss gräns måste godkännas av två personer. Digitala system ger möjlighet att ställa in attester för projekt, konteringar och kostnadsställen, vilket minskar risken för fel. Attestanten kontrollerar att fakturan stämmer mot beställning, leverans och avtal, att momsen är korrekt och att kostnaden bokförs på rätt konto. Genom tydliga attestregler säkerställer företaget att utbetalningar följer budget och att inga obehöriga kostnader smyger sig in.