Följesedel

En följesedel följer med leveranser och listar vad som har levererats. Den hjälper mottagaren att kontrollera att rätt varor eller antal kommit fram.

Vad är en följesedel?

En följesedel är ett dokument som följer med en levererad vara. Den specificerar vilka varor som ingår i leveransen och hur många. Köparen använder följesedeln för att kontrollera att innehållet överensstämmer med beställningen.

Innehåll på följesedeln

En följesedel kan vara enkel eller mer omfattande beroende på företaget. Vanliga uppgifter är:

• Leverantörens namn och kontaktuppgifter samt beställarens namn.
• Lista över levererade artiklar, antal och eventuella restnoteringar.
• Referenser som ordernummer eller kundnummer.
• Ibland prisuppgifter, men följesedeln är inte en faktura.

Varför används följesedlar?

Följesedeln gör det enkelt att stämma av leveransen, särskilt om flera paket kommer samtidigt. Den kan också fungera som kvitto för garantiärenden. När man har kontrollerat att varorna stämmer överens med följesedeln kan dokumentet sparas för arkivering eller kastas om garantier inte är aktuella.

På en följesedel anges vad som skickats, antal, artikelnummer och ibland priset. Den används internt för att kontrollera leveransen mot beställningen och för att förenkla inleveransen i lagersystemet. Ofta bifogas följesedeln i paketet tillsammans med varorna.

Om leveransen inte stämmer ska mottagaren genast notera avvikelsen på följesedeln och meddela leverantören. Följesedeln underlättar även eventuella returer eftersom den visar vad som faktiskt levererats. I digitala flöden ersätts papperssedeln av elektroniska följesedlar som kan läsas av automatiskt.

Rätt hantering av följesedlar

En följesedel är ett dokument som medföljer leveransen och listar vilka varor som skickats och i vilken mängd. När du tar emot leveransen bör du kontrollera att innehållet stämmer överens med följesedeln och reklamera direkt om något saknas. Spara följesedeln tillsammans med fakturan som underlag till bokföringen och vid eventuella returer. En noggrann hantering av följesedlar minskar antalet reklamationer och stärker relationen till leverantören. Digitala följesedlar gör det också lättare att spåra leveranser och spara dokumentationen.

Vid reklamation är följesedeln ett bevis på vad som levererats och kan underlätta processen. Den behöver inte vara elektronisk men digitala följesedlar blir allt vanligare för att underlätta spårbarhet. Företag bör spara följesedlar i minst sju år enligt bokföringslagens regler eftersom de är en del av underlaget. Skillnaden mellan följesedel och plocksedel är att plocksedeln används internt i lagret för att plocka varor, medan följesedeln följer med leveransen till kunden.