Kreditfaktura

När en faktura visar sig vara felaktig eller när en vara återlämnas behöver företag korrigera köpet. Detta görs med en kreditfaktura, en slags minusfaktura som ger kunden pengar tillbaka. Här förklaras vad en kreditfaktura är och när den används.

Vad är en kreditfaktura?

En kreditfaktura är en korrigering av en tidigare utfärdad faktura som innehöll felaktigheter. Den kallas även kreditnota, omvänd faktura eller minusfaktura. Till skillnad från en vanlig faktura har kreditfakturan ett negativt belopp, vilket innebär att kunden inte ska betala utan istället få pengar tillgodo. Kreditfakturan skickas alltid i anslutning till den ursprungliga fakturan så att de två dokumenten tillsammans speglar den korrekta affären.

När används den?

Det finns flera situationer då en kreditfaktura används:

• Du har debiterat för mycket eller angett fel pris på den ursprungliga fakturan.
• En vara är defekt, skadad eller returneras och kunden ska inte betala för den.
• Fel vara har levererats eller tjänsten har inte utförts på ett tillfredsställande sätt.
• Kunden avbokar en tjänst eller ändrar sin beställning efter att fakturan skickats.
• Den första fakturan måste makuleras, men kunden har redan betalat; då behövs en kreditfaktura för att reglera beloppet.

Hur ser en kreditfaktura ut och vad ska den innehålla?

En kreditfaktura ser ut som en vanlig faktura men skiljer sig på några viktiga punkter. Beloppen anges med ett minus framför, och längst ned står det vanligtvis ”Er tillgodo” eller ”Att erhålla” i stället för ”Att betala”. Enligt mervärdesskattelagen ska kreditfakturan innehålla:

• Referens till den ursprungliga fakturan, inklusive fakturanummer och datum.
• Vilket belopp som korrigeras och hur mycket som dras av från ursprungsbeloppet.
• Specificerad moms på de olika momssatserna, i enlighet med den första fakturan.
• Förklaring till varför krediteringen görs.

Bokföring och återbetalning

När kreditfakturan bokförs gör man motsatta bokningar jämfört med den ursprungliga försäljningsfakturan. Om den första fakturan var momspliktig ska även momsen korrigeras i bokföringen. Kunden behöver inte betala en kreditfaktura; istället får kunden tillbaka sitt tillgodohavande genom att beloppet krediteras på nästa faktura eller återbetalas direkt enligt överenskommelse. På så sätt hålls företagets räkenskaper korrekta och transaktionerna blir spårbara.

Varför är kreditfakturor viktiga?

Genom att använda kreditfakturor kan företag rätta till misstag och undvika att kunder betalar för något de inte fått. Det skapar tydlighet i faktureringen, stärker kundens förtroende och säkerställer att bokföringen följer gällande regler. Att snabbt skicka en kreditfaktura när det uppstått fel visar att företaget tar ansvar och arbetar seriöst med sin ekonomi.