Leverantörsreskontra

För att hålla reda på leverantörsfakturor använder företag en leverantörsreskontra. Detta sidoregister ger en tydlig översikt över skulder och förfallodatum och hjälper företag att hålla koll på sin likviditet.

Vad är leverantörsreskontra?

Leverantörsreskontra är ett sido­register som visar detaljerad information om företagets inkommande fakturor. Den kompletterar huvudboken och ger en översikt över vilka leverantörsskulder som finns, när fakturorna förfaller och om de är betalda. Genom att använda ett separat register får man god kontroll på sina betalningar.

Vad innehåller registret?

I reskontran registreras varje leverantörsfaktura med uppgifter som:

• Leverantörens namn och kontaktuppgifter.
• Fakturanummer och fakturadatum.
• Belopp och förfallodatum.
• Om fakturan är betald eller obetald.

Varför är leverantörsreskontra användbar?

Ett korrekt reskontra­system gör det enklare att planera betalningar, undvika dröjsmålsräntor och ha koll på likviditeten. Den ger också underlag för attest och kontering innan fakturorna bokförs. I större företag används ofta system med elektronisk faktura­hantering där fakturorna skannas, tolkas med AI och skickas vidare för godkännande. Uppgifterna från reskontran används sedan vid bokslut och årsredovisning.

Leverantörsreskontra skiljer sig från kundreskontra som istället listar kundfakturor och utestående fordringar. Båda systemen hjälper till att strukturera ekonomin och ger en tydlig bild av företagets betalningsflöden.

Ett välfungerande leverantörsregister sparar tid och minskar risken för fel. Genom att digitalisera reskontran kan fakturor skannas och matchas automatiskt mot inköpsorder. Avvikelser flaggas och skickas till ansvariga för attest innan betalningen godkänns.

En reskontra används även för likviditetsplanering. När du har koll på förfallodatum kan du prioritera vilka fakturor som ska betalas och optimera kassaflödet. Integrationen mellan redovisningssystemet och banken gör att betalningar kan initieras direkt och bokföras automatiskt, vilket sparar administration.

Så fungerar leverantörsreskontra

En uppdaterad leverantörsreskontra ger full kontroll över obetalda fakturor och kommande förfallodatum. Genom att digitalisera reskontran kan fakturor skannas och matchas mot inköpsorder automatiskt, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Med ett överskådligt system kan du planera kassaflödet, utnyttja kontantrabatter och undvika förseningsavgifter. Reskontran används även för att analysera leverantörers leveransprecision och kvalitet över tid. Statistik från systemet hjälper dig att förhandla bättre villkor eller byta till leverantörer som passar din verksamhet bättre.

Att hantera leverantörsreskontran kräver också rutiner för attest och kontroll, så att fakturor inte betalas dubbelt eller utan underlag. I mindre företag kan en person göra allt, men det är säkrare om någon annan kontrollerar och godkänner. Dessutom bör man regelbundet stämma av reskontran mot huvudboken för att se att alla fakturor är bokförda och betalda. I dag sköts leverantörsreskontran ofta i molnbaserade system som gör det lätt att registrera leverantörsfakturor, skicka betalningsfiler till banken och matcha betalningar automatiskt. Genom att ha koll på sina leverantörsskulder kan företaget planera betalningsflödet, undvika förseningsavgifter och förhandla bättre villkor.